Folloarkivet

Folloarkivet var et interkommunalt arkiv med Oppegård kommune og Frogn kommune som deltakere. Arkivet ble vedtatt i 2002 og startet opp i 2006. Det ble markert 10-årsjubileum i 2016 sammen med resten av Kolben kulturhus der Folloarkivet ble driftet i tilknytning til Oppegård bibliotek. Folloarkivet hadde to hovedformål, det ene dreiede seg om forvaltning av kommunenes eldre og avsluttede arkiver, det andre gjaldt arbeid rettet mot arkivskapere og arkivdanning, dokumentasjonsforvaltningen. Folloarkivet var en av landets 24 kommunale arkivinstitusjoner (KAI).

Etter at Oppegård i 2020 ble slått sammen med Ski kommune til nye Nordre Follo kommune, ble samarbeidsavtalen avslutta den 1. april 2020, og arkivet ble nedlagt.

Mandat

KAI omfatter 24 institusjoner bestående av interkommunale arkiv, byarkiv og fylkesarkiv. Omlag 85% av landets kommuner deltar i en slik arkivinstitusjon, de aller fleste i en interkommunal ordning ettersom dette fagfeltet anses for omfattende for en kommune å makte alene. Totalt har disse institusjonene 365,7 årsverk, i snitt drøyt 15 årsverk per institusjon. KAI samarbeider om ulike prosjekter seg i mellom og med Arkivverket. Eksempler på samarbeidsprosjekter er Samdok, arkivplan.no. tidsskriftet Arkheion og KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Folloarkivet er tilsluttet Arkivforbundet.

Dokumentasjonsforvaltning

Arbeidet mot arkivskaperne (kommunene) skal sikre at det som skjer i dag blir dokumentert og bevart for ettertiden. Folloarkivet er kommunenes arkivfaglige kompetanseinstitusjon og premissleverandør, og gir kommunene råd og veiledning i dokumentasjonforvaltning. Arkivet holder også kurs og konferanser for de som jobber med arkiv og IKT.

Digitaliseringen i offentlig sektor innebærer både at dagens dokumenter skapes digitalt og at de eldre analoge arkivene blir digitalisert. Folloarkivet arbeider innenfor begge områdene, og tilbyr faglig råd og veiledning til kommunene i forbindelse med overganger til, og anskaffelser av, elektroniske arkivsystemer. Arkivet bistår også i forbindelse med integrasjoner og arkivarkitektur. Videre arbeider det for å kunne tilby digitalt depot til kommunene slik at det kan motta og forvalte de eldre elektroniske arkivene. Arkivet har også digitalisert enkelte analoge arkivstykker og utarbeider digitale kataloger over arkivene.

Eldre arkiver

Forvaltningen av de eldre og avsluttede arkivene innebærer bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling av disse. Langtidsbevaring av arkiver stiller spesifikke krav til lagringsforhold, og mediene de er lagret på har ulike krav. Vi katalogiserer de ordnede arkivene og gjør dem tilgjengelige gjennom kataloger, informasjon og formidling slik at de kan brukes på våre lesesalsplasser eller digitalt.

Katalogene

Kataloger over arkivene finnes på den landsomfattende søketjenesten Arkivportalen og i biblioteket. Digital formidling, informasjon og veiledning finner du på arkivets facebookside, bloggen Oppegård i arkivene, en interaktiv skjerm i biblioteket samt på nettsidene.