Vestfoldarkivet

Vestfoldarkivet

• samler inn, bevarer, tilgjengeliggjør og formidler kilder til Vestfolds historie.
• er depot for Vestfold fylkeskommune (oppbevarer eldre fylkeskommunale arkiv).
• er del av Vestfoldmuseene IKS.
• oppbevarer ulike private arkiv.
• er koordinerende institusjon for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud.

Historikk

Vestfoldarkivets historie går tilbake til 1997, da Fylkesarkivet for Vestfold ble etablert.

Bakgrunn

Kulturutvalget i Vestfold fylkeskommune vedtok i møte 18.01.1994 å sette ned et utvalg til å utrede etablering og drift av et fylkesarkiv for Vestfold. Fylkesarkivar i Hordaland, Egil Nysæter ble engasjert til å utrede spørsmålet.

Utredningen, «Plan for fylkesarkiv i Vestfold» (27.03.1995), konkluderte med at det burde opprettes et fylkesarkiv for Vestfold, administrativt knyttet til fylkeskultursjefen. Videre sa utredningen at Fylkesarkivet skulle fungere som en samordnende og veiledende instans for hele det immaterielle kulturvernet og det lokalhistoriske arbeidet i fylket. Arkivet kunne arbeide med private, fylkeskommunale og kommunale arkiver, men i første omgang prioriteres arbeidet med privatarkivene.

Utredningen ble lagt fram for kulturutvalget og fylkestinget, som i møte 20.06.1995 vedtok at utredningen skulle legges til grunn for det videre arbeidet med fylkesarkiv for Vestfold og at fylkesarkivet for Vestfold skulle tas med som nytt tiltak i budsjett for 1996 og økonomiplan for 1997-1999.

Fylkesarkivet for Vestfold

Fylkesarkivet for Vestfold ble operativt fra 07.01.1997 da fylkesarkivaren tiltrådte sin stilling. Den første fylkesarkivaren var Harriet Marie Terjesen.

Det var arbeidet med privatarkiver som ble prioritert i starten. Et magasin ble etablert i Tønsberg og arbeid med innsamling av arkiver kunne starte.

I første omgang ble arkivene i de fylkesomspennende organisasjonene kartlagt. Dette resulterte i at mange større organisasjoner avleverte sine historiske arkiver med ønske om fremtidig bevaring.

Videre tok fylkesarkivet kontakt med de mest fremtredende hjørnestensbedriftene med en oppfordring om å ta vare på arkivene. Dette ble gjort i samarbeid med NHO Vestfold. I løpet av de første 2 – 3 årene ble det avlevert flere større bedriftsarkiver bl.a. Sandefjord Skofabrik AS, A/S Th. Marthinsen Sølvvarefabrikk, Scanrope tidl. Tønsberg Reperbane, Sande Tresliperi og Sande Paper Mill.

I 2004 etablerte Riksarkivet en ordning med koordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet. Fylkesarkivet for Vestfold ble oppnevnt som koordinerende institusjon for fylkene, Vestfold, Buskerud og Telemark. Vi er fremdeles koordinerende institusjon for Vestfold og Buskerud, mens Telemark gikk ut av ordningen i 2007.

Fylkesarkivet for Vestfold har satset sterkt på formidling av arkiver, og ansatte som den første kommunearkivinstitusjonen en egen arkivformidler i 2006.

Vestfoldmuseene IKS

1. januar 2009 ble Fylkesarkivet for Vestfold slått sammen med Museumssenteret i Vestfold. Den nye enheten fikk navnet Kompetansesenter for Museum og Arkiv (KOMMA).

Da Vestfoldmuseene IKS ble etablert senere samme år, gikk KOMMA inn som en avdeling i det konsoliderte museet. Fra 1. januar 2011 ble det tidligere Fylkesarkivet for Vestfold skilt ut som en egen avdeling i Vestfoldmuseene IKS og fikk navnet Vestfoldarkivet.

1. august 2012 ble Vestfoldarkivet og Samlingsforvaltningen en avdeling med felles leder, Karianne Schmidt Vindenes.

Arkivets oppgaver

Innsamling

En av arkivets oppgaver er å sørge for planmessig innsamling av arkiv, med utgangspunkt i Vestfoldarkivets egen bevaringsplan. Innsamlingen foregår både ved at man aktivt følger med når bedrifter eller organisasjoner legges ned, men også ved at mange tar kontakt med ønske om å avlevere. Vestfoldarkivet er depot for Vestfold fylkeskommune og tar imot eldre og avslutta fylkeskommunale arkiver.

Ordning og tilgjengeliggjøring

Når Vestfoldarkivet mottar et arkiv registreres sentrale opplysninger og materialet blir plassert i magasin. Arkivene blir så ordnet og registrert. Da går man igjennom hele arkivet og sorterer i logiske serier og beskriver innholdet. Arkivene blir registrert i arkivsystemet Asta og publisert til Arkivportalen.no. Alt dette er et ledd i arbeidet for å gjøre arkivene tilgjengelige for samfunnet.

Forespørsler

En av arkivets viktigste oppgaver er å behandler forespørsler om innsyn. Vestfoldarkivet får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter som kan gjelde både privat og fylkeskommunalt materiale.

Formidling

En annen av oppgavene er å gjøre samfunnet rundt oppmerksom på den verdien arkivene representerer. Arkivarer kommer over mange spennende og viktige historier. Medarbeiderne skriver derfor artikler om de aktørene det finnes arkiver fra og historiske emner med arkivmaterialet som utgangspunkt. Materialet blir gjort tilgjengelig på nettsiden, men også på Wikipedia, Facebook, Twitter og media.

Vestfoldarkivets ansatte holder også ulike foredrag og kurs av arkivfaglig art der det er relevant.

Veiledning

Gjennom rollen som kompetansesenter for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud, tilbyr Vestfoldarkivet også råd og veiledning til alle institusjoner som jobber med privatarkiver i regionen. I den forbindelse arrangeres nettverksmøter og kurs minst to ganger i året. Arkivet veileder også om ordning og registrering av arkiv til fylkeskommunen og private aktører som skal avlevere arkivene sine.

Eksterne lenker

• Første versjon av artikkelen er henta fra Preus museums register over norske fotografer.
• Vestfoldmuseene IKS, Vestfoldarkivet på Digitalt museum.
• Vestfoldmuseene IKS, Vestfoldarkivet på KulturNav