IKA Kongsberg
IKA Kongsberg er et interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskaper. Selskapets fulle navn er Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. IKA Kongsberg holder til i Frogs vei 48 på Kongsberg.
Nåværende og potensielle eiere er kommuner og fylkeskommuner i Buskerud, Vestfold og Telemark. IKA Kongsberg startet sin virksomhet i 1992 etter et initiativ fra Statsarkivet i Kongsberg. Den 13. november 2002 ble det nye interkommunale selskapet stiftet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper.
IKA Kongsbergs visjon er å være ”En kilde til kunnskap”.
Formål
IKA Kongsbergs hovedoppgave er å legge forholdene til rette for eiernes gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser, samt å bevare og formidle deponerte arkiver som har rettslig, forvaltningsmessig og kulturell verdi.
Eldre arkiv
Siden 2000 har IKA Kongsberg hatt mulighet til å ta imot arkiver til deponering. Dette kom som en følge av arkivforskriftens § 5-1 som krever at alle kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne enheter for arkivdepot. Forskriften gir kommunene anledning til å overføre disse depotoppgavene til en interkommunal ordning. Depotordningen er en integrert tjeneste for alle eierne av IKA Kongsberg. Alle IKA Kongsberg sine arkivkataloger er tilgjengelige i den nasjonale søketjenesten Arkivportalen.
Arkivdanning
Arkivdanning er de prosessene som fører til at arkiver blir skapt, og omfatter alle delene av dokumentflyten fra postbehandling til arkivering, periodisering og bortsetting. IKA Kongsberg tilbyr sine eiere rådgivning og kurs i alle arkivrelaterte temaer innenfor arkivdanningen.
Rettighetsdokumentasjon
Fagområdet omfatter de delene av arkivfaget som tar for seg behandling av personregistre i henhold til personopplysningsloven § 2 nr. 3. Innen den offentlige forvaltningen behandles store mengder personopplysninger som inngår i ulike registre.
For å kunne etterleve det lovverket som regulerer behandling av personopplysninger fungerer IKA Kongsberg som eiernes kompetanseinstitusjon. IKA Kongsberg er også arkivdepot for personregistre som er ute av administrativ bruk.
Elektroniske arkiv
Arkiv i elektronisk format er i stor grad avhengig av systemet det ble skapt i. Den dagen systemet legges ned mister man samtidig muligheten til å lese informasjonen. IKA Kongsbergs arbeid med elektronisk arkiv omfatter både uttrekk, tilgjengeliggjøring og vedlikehold over tid av deponerte databaser.
Formidling
Det er viktig for IKA Kongsberg å formidle arkivets unike kildemateriale til et bredt publikum. Slik kan det skape interesse blant lokalhistorikere, slektsforskere, skoleelever, politikere, journalister med flere. Aktiv formidling gjør arkivet relevant for dagens mennesker og kan ha en demokratisk betydning i samfunnet.
Samarbeid med andre arkivinstitusjoner
IKA Kongsberg har tradisjon for å samarbeide med andre arkivinstitusjoner – både regionalt og nasjonalt. Nedenfor er det ført opp noen viktige samarbeidsområder av nasjonal karakter.
IKA Kongsberg er medeier i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS). har spesialkompetanse på spørsmål knyttet til elektroniske arkiv. KDRS jobber med utvikling og sikker langtidslagring av digitale arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor.
IKA Kongsberg sitter i styringsgruppen for kommunal sektor i Arkivplan.no. Bakgrunnen for utviklingen av Arkivplan.no er at overgangen til elektronisk saksbehandling har økt behovet for en arkivplan som til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig.
IKA Kongsberg har vært med på å utvikle arkivregistreringssystemet Asta og Arkivportalen. Disse blir drevet gjennom Stiftelsen Asta.
IKA Kongsberg er medeier i Arkheion, som er et medlemsblad for de kommunale arkivinstitusjonene. Bladet er et fagtidsskrift for den kommunale arkivsektoren i landet.