Klausulering

Klausulering er begrensninger i adgangen til å bruke arkivmateriale eller andre primærkilder. For kilder produsert av det offentlige er det i hovedsak fastsatt hvor gamle kildene må være før de er fritt tilgjengelige, mens det for privatarkiv er arkivets eier som setter begrensninger.

Klausulert materiale vil som oftest være tilgjengelig for forskere. Privatpersoner, for eksempel slektsforskere eller lokalhistorikere, vil ofte ha vanskelig for å få tilgang til annet enn materiale som direkte berører dem selv eller deres nærmeste slekt. Et unntak er her privatarkiv som er sperra, der det kan være mulighet til å få adgang dersom man har et verdig formål.

Lovverket

Sperrefristene varierer avhengig av hva materialet inneholder. Jo mer sensitive opplysningene er, jo lenger frist. I tillegg er det forskjellige lover som regulerer forskjellige typer materiale.

Mye av materialet reguleres av forvaltningsloven. Hovedregelen etter lovens § 13c er at taushetsplikt bortfaller etter 60 år. Dermed vil en betydelig del av arkivmaterialet være tilgjengelig etter denne fristen. Men det er noen faktorer som kan påvirke dette. En vanlig utfordring er at kilden kan inneholde materiale fra en lang periode. På Digitalarkivet løses dette gjerne ved at man sperrer de sidene som er for nye, mens resten er åpent. I noen tilfeller er ikke det gjort, fordi materialet må gjennomgås manuelt først, og da kan også eldre materiale være utilgjengelig. En annen utfordring er at materiale som i seg selv skulle vært åpent, kan inneholde opplysninger som er strengt regulert. For eksempel er en dødsfallsprotokoll i seg selv ikke et problem, men den kan inneholde informasjon om adopsjoner i forbindelse med skifte - og da må den sperres. Å gå gjennom dette materialet manuelt og å sladde de digitale filene vil være en svært stor jobb, og det vil føre til at andre kilder blir liggende på vent. I slike tilfeller kan man spørre Arkivverket om enkeltopplysninger fra kilden, og de vil forsøke å svare så langt kapasiteten tillater det.

I enkelte tilfeller kan Riksarkivaren bestemme at taushetsplikten skal utvides ut over 60 år. Det er ingen øvre grense, men normalt brukes 80 eller 100 år. For farskaps- og bidragssaker er grensa på dette grunnlaget, etter forvaltningslovens § 11, forlenga til 80 år. Når det gjelder adopsjon og barnevernssaker er den forlenga til 100 år. Det samme gjelder enkelte andre spesielt sensitive personopplysninger. For personer som er part i saken er det mulig å søke om tilgang til opplysningene fra Arkivverket. Også direkte etterkommere kan få tilgang, såfremt ikke materialet utleverer personopplysninger om tredjepart. Når forlenga taushetsplikt blir vurdert tar man blant annet med vurderinger om hvorvidt omtalte personer er i live eller ikke, om opplysningene kan være krenkende eller skadelig for pårørende eller om de på annen måte kan misbrukes.

For helseopplysninger gjelder helsearkivforskriften. Denne er svært streng, og taushetsplikten har ikke noen «utløpsdato». Forskere og pårørende kan få utlevert materiale etter skriftlig søknad til Arkivverket. Normalt skal materialet leveres ut i anonymisert form. Mens personvernet som hovedregel bortfaller ved en persons død, gjelder dette ikke helseopplysninger. Helsepersonelloven har også regulering av tilgang til pasientjournaler, og heller ikke der bortfaller taushetsplikten på noe gitt tidspunkt. Arkivverket tolker lovens § 23 nr. 2, som sier at opplysningene kan frigis når ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold, dithen at det kan gis fri tilgang til pasientjournaler etter 150 år. Da vil normalt både hovedpersonen og eventuelle barn av denne være døde. Før dette kan pårørende søke, og kan få tilgang dersom det er opplysninger som er viktige for dem å få tilgang til. Pårørendes adgang til helseopplysninger er begrensa av behov; nysgjerrighet er ikke nok. Retten til partsinnsyn gjelder i utgangspunktet den som selv er part i saken, og pårørende må derfor angi en gyldig grunn til at de også kan regnes som part i saken. Et konkret eksempel kan være at man ønsker tilgang til foreldres sykdomshistorikk for å kunne avklare egne helseproblemer.

Statistikkloven setter i § 2–4 en sperrefrist på 100 år for personopplysninger som er samla inn med hjemmel i denne loven. Dette gjelder alle de statlige folketellingene. De kommunale folketellingene er derimot innhenta som del av kommunens virke, og styres av forvaltningsloven. Dette er årsaken til at statlige folketellinger har sperrefrist på 100 år, mens de kommunale bare sperres i 60 år – selv om de i praksis oppgir de samme opplysningene.

Tilgang til straffesaker reguleres av straffeprosessloven og politiregisterloven med forskrifter. Heller ikke her er det noen fastsatt grense, men lovens § 24 nr. 3 sier at taushetsplikten bortfaller når det ikke er noen berettiget interesse som tilsier hemmelighold. Arkivverket har tolka dette som at straffesaker som er eldre enn 100 år kan frigis. Protokoller fra fengsel, tukthus og slaveri kan likevel slippes etter 80 år. Det kan være noe enklere å få tilgang til rettskraftige dommer, såfremt man bare er ute etter selve dommen og ikke underlagsmateriale.

Søknader om tilgang til klausulert materiale sendes til Arkivverket, se lenke om taushetsbelagt materiale i avsnittet Litteratur og kilder lenger ned i denne artikkelen.

Sperrefrister

Sperrefristene som er satt for noen av de mest brukte kildene er:

Folketellinger: 100 år for statlige, 60 år for kommunale.
Kirkebøker: 60–80 år etter siste innførsel i boka. Bøker med nyere innførsler kan være tilgjengelige på Digitalarkivet, men taushetsbelagt materiale er da låst.
Prestens flytteattester: 80 år.
Kommunikantprotokoller: 60 år.
Sjeleregistre: Ingen reell grense (alt materiale er over 100 år gammelt).
Militære kilder: 60 år (kan forlenges av sikkerhetshensyn).
Sjømannsruller: 60 år.
Branntakst: Ingen grense.
Likning/skatt: Lister før 2001 er fritt tilgjengelige, senere en del restriksjoner.
Skoleprotokoller: 60–80 år.
Folkeregister: 60–100 år; opplysninger om slekt i rett opp- eller nedadstigende linje utleveres.
Fangeprotokoller (fengsel, tukthus og slaveri): 80 år.
Strafferettsmateriale: 100 år.
Skifter: 60 år.
Landssvikarkivet: Frigitt 2015 (etter søknad). Enkeltopplysninger kan bli unntatt offentlighet.
Helseopplysninger: I teorien evig taushetsplikt, kan utleveres til pårørende ved behov. Pasientjournaler kan frigis etter 150 år.

Kilder

Haakenstad, Liv Marit: Slektsgransking. Utg. Aschehoug. Oslo. 2010.
Taushetsbelagte opplysninger, Arkivverket.