Kassasjon av tollregnskapene 1871 - 1948

Denne artikkelen omhandler kassasjon av tollregnskapene 1871 - 1948. Den gir en presentasjon av Riksarkivarens og sentralforvaltningens begrunnelse for at tollregnskapene 1877 – 1936, 60 fortløpende årganger, er blitt kassert.

I Riksarkivet finnes det oppbevart etter avleveringer fra Revisjonsdepartementets 2. kontor tollbøker for årene 1811 – 1837, 1844 – 1846, 1854 – 1856, 1864 – 1866 og 1874 – 1876. Den siste avlevering skjedde i 1897. Etter den tid ble det tatt diskutable avgjørelser som kom til å sette spor etter seg. Det ville kanskje være av interesse å undersøke hvorfor så lite av disse verdifulle regnskapsseriene er blitt bevart i Riksarkivet.

Tollregnskapene

For den som ikke er kjent med innholdet av tollregnskapene (regnskapsbøker med bilag), gis følgende beskrivelse i henhold til instruks for tollvesenet 03.08.1859 og reglement av 28.10.1932: Tollbok A, for inngående: Fortløpende innførsel av samtlige varefortegnelser og tollpass fra ankomne fartøyer. Tollbok B, for inngående: Fortløpende innførsel av de foretatte ekspedisjoner av varer anført i tollbok A, til fortolling, klarering, kreditt- og transittopplag, frilager og frihavn. Tollbok C, for utgående: Fortløpende innførsel av alle tollpass over fartøy og varer som ekspederes til innen- og utenriks sted. Tollbok D (tidligere anhang til tollbøkene): I denne føres a) Kreditt- og transittopplagskonto med navneregister b) Fortegnelse over henliggende uberiktigede varer fra foregående år c) Konfiskasjonsregnskapet d) Strandingsregnskapet e) Fortegnelse over målte fartøyer og hjemmehørende fartøyer på tollstedet (instruks 03.08.1859) f) Halvårs- og generalekstrakter g) Kassabøker for inn- og utbetalinger. Noen tollsteder har i stedet ført kassajournaler og restansebøker. Alle regnskapsbøkene er forsynt med summariske ekstrakter over månedlige og halvårlige beløp av de beregnede avgifter.

Eldre bestemmelser

Den plasskrevende mengde av tollregnskaper i Riksarkivet må ha vært grunnen til at Riksarkivaren i 1871 ikke lenger ønsket å oppbevare pakkene som fulgte med tollregnskapsprotokollene. I en skrivelse til Kirkedepartementet 11.07.1871 ba Riksarkivaren om bemyndigelse til å kassere disse bilagene etter hvert som de ble 20 år gamle. Departementet la saken frem for Revisjonsdepartementet i brev 13.07., og da dette i sitt svar 20.07.s.å. ikke hadde noe å bemerke til den foreslåtte kassasjonsordning, kunne også Kirkedepartementet 27.07.1871 meddele Riksarkivaren den gitte tillatelse.

I 1878 befattet Riksarkivaren seg med kassasjonssaken på nytt. Et mer privat formet brev til arkivar Grundtvig i Rigsarkivet i København 22.08.1878 avdekket Riksarkivarens prinsipielle syn på spørsmålet, og han utba seg her opplysninger om hvorledes man i Danmark forholdt seg i dette henseende. Det ville ikke minst være et godt støttepunkt. Kassasjonsbestemmelsen fra 1871 ble referert og han uttalte: ”Efter at man har faaet statistiske Tabellværker, hvis Fuldstændighed og Volum vel i endnu høiere Grad vil forskrække Eftertiden end Samtiden, synes der at være mindre Grund til at opbevare alle disse Protokoller for hvert Aar”. Ut fra betraktningen at det statistiske vesen kunne antas at nå sin fulle utvikling på et bestemt tidspunkt, kunne da tollregnskapene kasseres én masse, bortsett fra at en bevarte materiale fra folketellingsårene samt det forangående og etterfølgende år, dvs. 1844 – 1846, 1854 – 1856, 1864 – 1866 osv. Når statistikerne fremdeles hadde anledning til for hvert tiår å utdra et slikt gjennomsnitt av tre år, ville de nok se seg fornøyd med det. Og historikerne ville heller neppe gjøre innvendinger.

Statistikk og fremtidens behov

På bakgrunn av svar fra arkivar Grundtvig kom Riksarkivaren til å utvikle et mer nyansert faglig syn på kassasjonsproblemet. Hovedargumentene overfor sentraladministrasjonen kom likevel til å konsentrere seg om plassmangelen i arkivet og regnskapssakenes totalt sett tvilsomme ettertidsverdi. Som Riksarkivaren uttrykte det i brev til Statistisk Sentralbyrå 04.09.1878, skulle det foretas en omflytting av tollbøkene, og han anså det riktigst å ta opp spørsmålet med byrået om de skulle besvares for ettertiden. Hittil hadde tollbøkene ikke blitt rørt, men lengre enn et visst antall år ville det neppe være rimelig å bevare disse, for hensynet til arkivlokalene og sågar personalet ville gjøre det nødvendig ”at de praktiske og historisk verdiløse succesive bortskaffes” .

I pakt med Grundtvig-korrespondansen fremholdt Riksarkivaren tilliten til tabellverkets voksende muligheter, og antok at de trykte oversikter nok ville komme til å tilfredsstille ettertidens behov. For handels- og sjøfartsstatistikkens vedkommende ville det neppe bli spørsmål om å gå tilbake til det opprinnelige materiale eller underkaste det noen ny bearbeidelse. Hvis denne betraktning var riktig, måtte det være fullkomment tilstrekkelig å beholde det samme som vedkom postregnskapene, nemlig tollregnskapene for hvert folketellingsår samt det nærmest forangående og etterfølgende år. Riksarkivaren var samtidig ikke uten kritikk til også denne utmåling, for i lengden var det tvilsomt om man ville finne det overkommelig og nødvendig å bevare så meget som tre år årganger for hvert tiår. I Danmark hadde de i en årrekke praktisert den regel at de hvert år kasserte de tollregnskaper som var 10 år gamle, og at de fra disse regnskapsbøkene trakk ut hovedregnskaper, antegnelser, summariske ekstrakter og generalbilag. For det siste 100 år var bare disse bruddstykker blitt bevart for Danmarks vedkommende.

Fra et historisk-statistisk så vel fra et arkivfaglig synspunkt syntes ikke dette å være veien å gå. Fremtidens uforutsigelige behov kunne best sikres ved ikke å utelukke muligheten for undersøkelse av enkelte bevarte årganger. Riksarkivaren foreslo derfor at alle tollregnskaper fra før 1837 skulle bevares, og de senere kunne kasseres etter hvert som de ble 25 år gamle, med unntak av regnskapene for folketellingsåret og det samme nærmest foregående og etterfølgende år. Med dette syntes alle berettigede hensyn å være tatt. Etter at svaret fra Statistisk Sentralbyrå hadde innkommet 13.09.1878, i hvilket byrået bifalt kassasjonsforslaget, ba Riksarkivaren Kirkedepartementet i brev 18.09.s.å. om bemyndigelse til å iverksette den endelige ordning av de oppbevarte tollregnskaper. Gjensvar innløp 08.10.s.å., hvor det referertes til Revisjonsdepartementets samtykke av 03.10.s.å.

Bestemmelser om kassasjon

Da Revisjonsdepartementet i brev 15.01.1886 søkte Riksarkivaren om å få avlevere tollregnskapene for årene 1876 – 1881, tok Riksarkivaren kassasjonsspørsmålet opp igjen med Statistisk Sentralbyrå. I en henvendelse 27.01. utba han seg byråets mening. Fremdeles hersket det tvil om det var nødvendig å bevare regnskapssakene i så stor utstrekning som avtalt i 1878 – også da etter forhandlinger med byrået. Sakene tok et for betydelig rom i arkivmagasinene. Bevarelsen syntes å være av liten interesse for det offentlige, og det var ytterst sjelden spørsmål etter dem. I tidens løp, ble det gjentatt ville det ende med overfylte magasiner. Som illustrasjon til dette ble nevnt at tollregnskapene for 1875 utgjorde hele 13 løpende meter. Riksarkivarens gryende betenkeligheter som uttalt til byrået i 1878, med å beholde regnskapene for 3 av 10 årganger, fikk nå sin forløsning. Han foreslo i stedet å oppbevare disse regnskapene for hvert annet folketellingsår med det nærmest forangående og etterfølgende år. Den løpende kassasjonsfrist kunne også reguleres, tollregnskapene burde kasseres så snart de var 10 år gamle eller i det høyeste 15 år, mot tidligere 25 år. Ut dette århundret skulle det følgelig kun bevares regnskaper for årgangene 1889 – 1891. Ønsket man imidlertid flere årganger bevart for ettertiden, kunne disse tilbakesendes til de respektive tollsteder og arkiveres der.

I et nytt brev til Statistisk Sentralbyrå 17.03.1886 repeterte Riksarkivaren prinsippet om at det statistiske tabellverk måtte forutsettes å ville tilfredsstille en historikers behov. Så avjort mer ukritisk ble det nå hevdet at tollregnskapene i historisk henseende var av liten verdi. Til tross for dette utsagn avsluttet Riksarkivaren med at en del årganger kunne sendes tilbake til tollstedene, hvor det muligens kunne ha en viss lokalhistorisk verdi. Revisjonsdepartementet ble også 05.02.s.å. underrettet om Riksarkivarens forhandlinger med byrået, etter at departementet 04.02.s.å. hadde purret på svar angående den forestående avlevering. Så innløp byråets gjensvar 31.03.s.å., et svar uten innvendinger. Også byrået var stemt for en ordning hvor en del regnskaper kunne sendes tilbake til oppbevaring på de enkelte tollsteder. Den lokalhistoriske interesse for dette mente også byrået måtte komme i betraktning.

For Riksarkivaren gjensto nå å rekapitulere og oppsummere, både sitt eget og Statistisk Sentralbyrås standpunkt i saken. I et avsluttende brev til Revisjonsdepartementet 16.04.1886 hevdet han, at i stedet for en kassasjonsregel som bestemte fortløpende kassasjon etter 25 år, skulle fristen nedstettes til 10 år. Videre skulle tollregnskapene bevares, ikke for hvert folketellingsår med det nærmest forangående og etterfølgende år, men for hvert annet folketellingsår med det samme forangående og etterfølgende. Det ble altså fastlagt: bevarelse for årene 1844 – 1846, 1854 – 1856, 1864 – 1866, 1874 – 1876, samt for den gjenværende del av århundret årene 1889 – 1891. Når det gjaldt regnskaper som kunne sendes tilbake til tollstedene til oppbevaring, kunne disse i fornødent fall forlanges tilbake. Under forutsetning av at Riksarkivet kunne befris for tollregnskapene som var eldre enn 1876 med de nevnte unntak, var årgangene 1876 – 1881 klar for mottagelse.

Revisjonsdepartementet var noe forbeholdent i sitt svar 25.09.1886. Det var ikke noe til hinder for en hurtigere kassasjon av tollregnskapene enn den tidligere fastsatte frist, men departementet fant det imidlertid betenkelig å gå så langt som Riksarkivaren foreslo; ”- men antager at de omhandlede Arkivsaker med den i Deres Skrivelse nævnte Indskrænking kunne kasseres etter hvert som de blive 15 Aar gamle” Tilbakesending av en del av de eldre tollregnskapene til de større tollstedene, ville vanskelig la seg gjennomføre p.g.a disses mangel på rom. Når altså departementet innrømmet en løpende kassasjonsfrist på 15 år, med de fastslåtte innskrenkninger, innebar dette i praksis at kun tollregnskapene for årene 1889 – 1891, 1909 – 1911, 1929 – 1931 osv. skulle bevares for ettertiden.

Overfylte magasinreoler

Tollregnskapene for årene 1876 – 1881 ønsket Revisjonsdepartementet i brev 02.06.1887 å overføre til Riksarkivet. Den 05.07.s.å. erkjentes mottagelsen. Dessuten hadde Riksarkivet i 1879 også mottatt regnskapene for årene 1869 – 1875. Etter et nytt spørsmål fra departementet 28.01.1897 om adgang til å overføre regnskapene for årene 1882 -1886, ga Riksarkivaren i sitt gjensvar 02.02.s.å. klarsignal til avlevering også av disse, samtidig som han minnet om betingelsene som var fremkommet ved forhandlingene i 1886.

I pakt med kassasjonsregelen fra 1878 ble tollregnskapene for årene 1838 – 1843 og 1847 – 1853 kassert i 1879. Det ble også vakt spørsmål om kassasjon av en del arkivsaker avlevert fra Finans- og tolldepartementet, deriblant tollegitimasjoner, skips- og varefortegnelser, generalekstrakter og tollekstrakter frem til 1849. I en henvendelse til Finans- og tolldepartementet 17.09.1886, som det er naturlig å se i sammenheng med forhandlingene med byrået, foreslo Riksarkivaren kassasjon av disse tollsakene med unntak av generalekstraktene fra de enkelte tollsteder. Disse, som utgjorde 36 pakker i alt for årene 1805 – 1849, ville det være godt å ha i behold, all den stund det i fremtiden nok kunne bli spørsmål om kassasjon av tollregnskapene i langt større målestokk enn hittil. I forbindelse med denne skrivelsen tok Riksarkivaren opp et annet kassasjonsforslag med Finans- og tolldepartementet i brev 25.09.s.å. Han mente her at en del tollregnskapssaker fra perioden 1806 – 1848 (månedsekstrakter, antegnelser, bilag til tollregnskaper, kasseekstrakter m.m.) avlevert til Riksarkivet fra Revisjonsdepartementet i 1842 burde kunne kasseres, med den begrunnelse at de til dels supplerte de rekker son var avlevert fra Finans- og tolldepartementet – og hvis kassasjon nå var brakt på bane.

Det skal ikke her drøftes hva Riksarkivaren må ha tenkt seg - eller ikke ha tenkt seg. Hans i et hvert fall noe uklare og dulgte resonnement til tross, samtykket departementet ved brev 04.06.1887 i kassasjon av alle disse tollsakene, da med unntak av de nevnte generalekstrakter.

1897 var siste året for avlevring av tollregnskaper til Riksarkivet, skjønt det i brev 30.08.1901 fra Revisjonsdepartementet ble uttalt ønske om avlevering av disse for årene 1887 – 1891. Det er kanskje verdt å merke seg at riksarkivar Birkeland i 1897 var blitt avløst av Huitfeldt-Kaas. Det er neppe urimelig å tro at Huitfeldt-Kaas nok både hadde utvilsomt ønske om og vilje til å forfølge Birkelands utarbeidede retningslinjer – men også den nye Riksarkivaren må ha sett de overfylte magasinreoler, og dessuten, han hadde i sin tid ikke selv vært med på å forme kassasjonsreglene og var derfor ikke på samme måte blitt innforlivet med dem. Riksarkivaren mente i alle fall i sitt svar 31.08. bestemt at regnskapssakene kunne kasseres uten betenkelighet når de var 10 år gamle, og henviste dermed selv til kassasjonsforslaget fra Riksarkivaren i 1886. Han antok heller ikke at det var tilstrekkelig grunn til som foreslått i 1886 å bevare tollregnskapene for årene 1889 – 1891.

Med dette slo man bena under den opptrukne kassasjonslinje.

Fullstendig kassasjon

Det er ikke lett å si noe om hvorvidt Huitfeldt-Kaas’ liberale holdning i kassasjonsspørsmålet kan ha hatt innvirkning på Revisjonsdepartementets neste henvendelse til Riksarkivet. Når det i 1901 ble antatt fra Riksarkivarens side at det ikke var tilstrekkelig grunn til å bevare regnskapssakene for årene 1889 – 1891, må vel denne uttalte antagelse nærmest kunne betraktes som forvirrende og uklar – noen reell begrunnelse leter man forgjeves etter. Den løpende kassasjonsfrist på 10 år stemmer også dårlig overens med departementets kunngjøring av en 15 års frist i 1886. Med disse poeng for øyet kan man ha lov til å nærme seg den formodning, at dette sannsynligvis må ha gitt næring til Revisjonsdepartementets spørsmål 09.05.1903 om det var noe til hinder for å kunne kassere tollregnskapene (som berodde i departementet) når de var blitt 5 år gamle. Fra Riksarkivets side - gjenlød svaret – var det intet til hinder for en slik kassasjon.

Det ser altså ut til å være dette svar som har resultert i at tollregnskapene for årene 1887 – 1936 er blitt kassert i departementet. På den annen side må regnskapene for årene 1877 – 1886 formodes kassert av Riksarkivet selv. 60 fortløpende årganger av tollregnskapene er på denne måten gått tapt. Man tar da forbehold for de tollregnskapene som muligens kan ha blitt tilbakesendt til oppbevaring på tollstedene, men herom vet man altså intet ennå. I 1915 brakte riksarkivar Koren, så vidt man kan se, kassasjonsinteressen omkring tollregnskapene på bane igjen. Etter å ha besiktiget Revisjonsdepartementets arkiv 02.06. dette år, het det i et notat fra ham: ”Regnskabsbilag kasseres gjennomgaaende efter 5 Aars Forløb, for enkelte Regnskaber er dog gjort Undtagelser; men derom fik jeg ingen sikker Oplysning. Toldbøger kasseres efter 5 Aars Forløb, og de eldste nu bevarede er for 1910 – 1911”. I et annet notat 11.06.1915 til arkivar Steffens refererte Koren disse opplysningene fra departementet og spurte om når bestemmelse om 5 års kassasjonsfrist var fattet, og om det ikke var forhandlet om disse forhold etter Birkelands tid.

Det er enkelt å lese ut av disse trekk fra Riksarkivets historie, at Riksarkivaren nok var den mest offensive part i kassasjonssaken, men også Revisjonsdepartementet tok sine skritt – fullt ut – som en konsekvent ”pulling force”. Når den ene part i et slikt aksellerende forhold skyver, da driver det hele fremover av seg selv som av en nødvendig lov.

Først i 1948 ble det igjen forhandlet om kassasjonsbestemmelsene for tollregnskapene, og nye regler ble fastsatt. Som følge av dette ble tollregnskapene for årene 1938, 1940, 1942, 1950 og 1955 siden avlevert til Riksarkivet fra Riksrevisjonen. En ny regnskapsordning av 06.04.1956for tollvesenet aktualiserte endringer av kassasjonsreglene, men foreløpig ble ingenting gjort.

Nyere bestemmelser

I 1989 ga Riksarkivaren bestemmelser om bevaring og kassasjon av tollregnskaper. Med visse unntak ble det tillatt å kassere regnskapsmateriale som var blitt til etter 1955.

Kilder

Artikkel av Sigurd Rødsten, ”Kassasjon av tollregnskapene 1871 – 1948”, Arkivposten nr. 5/1981

Som kilde til artikkelen er benyttet Riksarkivets husarkiv. Arkivportalen: http://www.arkivportalen.no/side/sok/avansert?enkeltSok=true&sokeVerdi=husarkivet

Artikkelen er inntatt i Riksarkivet, arkivkatalog 1401/13, Riksrevisjonen, tollregnskaper 1938 – 1955, bd. I, som vedlegg 1 til forordet.

Det er referert til den i fotnotene på s. 102 under kapitel om bevaringsrutinene ”Ti der var papir overalt”. Bevaring og kassasjon av arkiver i norsk lokalforvaltning på 18- og 1900-tallet, Synøve Bringslid m.fl., Riksarkivarens skriftserie 31, Oslo 2009. Den står oppført i bokens litteraturliste.

Se også referanse Daniel Heggelid Rugaas:"En ubegrændset Fremtid" Riksarkivarembetet 1874 - 1886. Masteroppgave i historie, UiO, høst 2014, s. 65 - 66, fornote 232, 233 og 234.

Se også Annette Mogstad Simensen: Kassasjon av tollregnskapene. Praksis for bevaring og kassasjon i perioden 1871 - 1948 sett i et historisk perspektiv. Masteroppgave i historie, UiO, høst 2015. Litteraturliste/noteapparat.